Einfach das Wichtige protokollieren

Frage: Wonach entscheide ich, was wirklich wichtig ist fürs Protokoll? Ich finde das manchmal schwierig. Zum Beispiel dann, wenn die Sitzungsteilnehmer vom eigentlichen Thema abschweifen. Ich kann dann schwer einschätzen, was oder ob davon etwas wichtig ist und ins Protokoll rein soll.

Antwort: Ja, Sie haben vollkommen Recht: es kommt durchaus häufig vor, dass die Teilnehmenden eines Meetings sich nicht auf das konzentrieren, was laut Tagesordnung besprochen werden soll. Manche nutzen die Sitzung als Bühne, um sich selbst in Szene zu setzen und bringen Inhalte ein, die ihnen persönlich wichtig sind, aber letztlich nichts mit dem Thema zu tun haben. Andere Teilnehmende drücken sich ungeschickt und unverständlich aus.

Im Folgenden lesen Sie, wie es bei solchen Störungen und auch sonst gelingen kann – passend zur Protokollart – das Wichtigste für das Protokoll klar zu identifizieren und von Unwichtigem zu trennen.

Wie Sie sich auf die wesentlichen Inhalte konzentrieren

1. Fassen Sie den Kerngedanken oder Knackpunkt eines Beitrags zusammen. Das kann z. B. eine neue Information, ein Einwand oder ein Vorschlag sein.
2. Achten Sie auf Betonungen oder Wiederholungen der Sprecher.innen. Dahinter kann sich ein Aspekt verbergen, der besonders wichtig ist.
3. Unterbrechen Sie und fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben oder sich bei einer Formulierung absichern wollen.
4. Wenn sich ungeplant ein wichtiges neues Thema ergibt, bitten Sie die Sitzungsleitung zu entscheiden, ob ein Zusatz-TOP ins Protokoll aufgenommen werden soll.
5. Machen Sie sich Randnotizen bei Punkten, die Sie nach dem Meeting klären können.

Mut zur Lücke – was Sie bei der Mitschrift getrost ignorieren können

• Einleitenden Smalltalk und unterhaltende Aspekte, die mit dem Thema nichts zu tun haben,
• Wortmeldungen ohne neuen Inhalt und
• unsachliche, emotional gefärbte Bemerkungen.

Nehmen Sie Ihre Sitzungsleitung aktiv in die Mitverantwortung: Bitten Sie sie, das Ergebnis am Ende eines TOPs oder des Meetings zusammenzufassen. Das gibt Ihnen zusätzlich Sicherheit und Sie erkennen einfacher, ob Sie alles Wichtige mitbekommen und aufgeschrieben haben.

Es grüßt Sie herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre
Dr. Gudrun Thielking-Wagner

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