Doppelrolle Moderieren – Protokollieren

Frage: Ich muss in manchen Meetings sowohl moderieren als auch protokollieren. Ich finde diese Doppelrolle schwierig und fühle mich überfordert. Was kann ich tun, um beides gleichzeitig gut zu machen?

Antwort:

Ihr Anspruch, die Funktionen der Moderation und Protokollführung gleichzeitig erfüllen zu wollen und dazu auch noch gut, ist hoch. Zu hoch, was Ihr Gefühl der Überforderung zeigt. Ihr Empfinden kann ich uneingeschränkt nachvollziehen, denn jede dieser Aufgaben für sich erfordert hohe Konzentration. Sich auf beide gleichzeitig fokussieren zu wollen, überlastet. In der Konsequenz können Sie in einem Meeting entweder Protokollant.in oder Moderator.in sein, nicht beides zugleich.

So können Sie mit diesem Rollenkonflikt umgehen:

Rollen der Moderation und Protokollführung auf mehrere Personen verteilen

Geben Sie im Vorfeld des Meetings als Frage in die Runde, wer eine der Aufgaben bei dem anstehenden Meeting übernehmen kann. Wenn es für Sie passt, können Sie den mit einer Doppelrolle verbundenen Konflikt offen ansprechen. Er behindert eine klare Abgrenzung der jeweiligen Tätigkeit und verursacht zudem Stress. Sollte sich hierzu niemand positionieren, wiederholen Sie das Anliegen zu Beginn der Sitzung. Wenn sich nach wie vor niemand für die eine oder andere Aufgabe findet, können Sie Folgendes ausprobieren:

• Bitten Sie die Teilnehmenden um aktive Mithilfe zur Erfüllung Ihrer Doppelrolle. Diese kann darin bestehen, dass Sie jeweils zum Ende eines jeden Tagesordnungspunkts Zeit einplanen und mit den Teilnehmenden gemeinsam die Ergebnisse für das Protokoll formulieren.
• Fragen Sie zu Beginn einer Sitzung, ob jemand aus der Runde Sie unterstützen und die Aufgabe des Co-Protokollierens übernehmen kann.
• Erbitten Sie die Erlaubnis (ggf. ohnehin zusätzlich), das Meeting per Audio aufzunehmen.

Rollen abwechselnd verteilen

Wenn es sich bei Ihren Meetings um sich wiederholende Treffen, z. B. regelmäßige Teamsitzungen, handelt, können Sie die Aufgaben auch alternierend vergeben. So kommt jede.r einmal dran.

Ich grüße Sie herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin].

Ihre Dr. Gudrun Thielking-Wagner

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