Wie Sie Geschäftskorrespondenz mit der Schreibtechnik Clustering effektiv verfassen

Frage: Wie kann meine Geschäftskorrespondenz effektiver werden? Als Übersetzerin bin ich im Schreiben zuhause. Trotzdem fällt es mir schwer, auf den Punkt zu kommen; meine E-Mails werden immer länger und ausufernder als mir lieb ist.

Antwort: Ihren Wunsch höre ich in Beratungssituationen häufiger, vor allem in Kombination mit Zeitdruck. Wer viel zu tun hat, möchte bei der Geschäftskorrespondenz Zeit sparen. Das finde ich verständlich und gebe Ihnen einen Tipp, der erst mal nach Mehrarbeit klingt, letztlich aber Zeit spart: Clustern Sie!

Schreibtechnik Clustering

Die Technik erlaubt es, ungeordnete Gedanken vorsortiert aufs Papier zu bringen. Dadurch werden verschiedene Aspekte eines Themas sichtbar und lassen sich in eine sinnvolle Ordnung bringen. Ich erfinde für Sie mal ein Projekt: Angenommen, Sie haben einen Ratgeber übersetzt und sollen zum ersten Mal ein Schlagwort-Verzeichnis anlegen. Dazu haben Sie Fragen an den Verlag.

Schreiben Sie für Ihr Cluster das Hauptthema in die Mitte eines Blattes. Dann notieren Sie in einem Rutsch Unterthemen, die Ihnen in den Sinn kommen, um dieses Thema herum. Achten Sie darauf, wie die verschiedenen Themen zusammenhängen. So könnte ein Cluster für Ihre E-Mail aussehen.

Das Cluster auswerten

In der Mitte steht Ihr Thema, davon abgehend die verschiedenen Aspekte, die Sie in der E-Mail ansprechen möchten. Sie können sagen:

• um was es geht (1: Projekt Ratgeber XYZ)
• und das genauer benennen (2: Schlagwortverzeichnis).
• Sie erwähnen den Anlass Ihres Schreibens (3: Problem mit Kompatibilität)
• und Ihre Aufforderung an den/die Empfänger_in (4: Bitte um Telefontermin).

An diese Unterthemen schließen sich jeweils weitere Erklärungen an, die für Verständlichkeit sorgen. Mit diesem Cluster sehen Sie auf einen Blick, was Sie kommunizieren können. Jeder ,Ast‘ des Clusters kann einen Absatz in der E-Mail darstellen. Bringen Sie die ,Äste‘ in eine sinnvolle Reihenfolge und legen Sie dann mit dem Schreiben los.

Vom Cluster zum richtigen Betreff

Wenn die Mail fertig ist, sehen Sie sich das Cluster noch mal an, um den Betreff zu finden. Sie könnten „Problem mit Kompatibilität bei Schlagwortverzeichnis“ schreiben oder „Bitte um Telefontermin wegen Kompatibilitätsproblem“. Was trifft es genauer? Je präziser Sie formulieren, desto eher bekommen Sie auch eine hilfreiche Antwort. Auf diese Weise kann Ihre Geschäftskorrespondenz effektiver werden.

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Katja Frechen

 

Eine andere Antwort auf Ihre Frage gibt mein Kollege Dr. Sven Arnold in seinem Schreibtipp: „Wie komme ich in meinen E-Mails auf den Punkt?“

Wie Sie effektiv, korrekt und entspannt kommunizieren, lernen Sie in der Schreibwerkstatt Geschäftskorrespondenz. Infos gibt’s hier.

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