Klingt Ihre Geschäftskorrespondenz ,unentschieden‘? Texttypen schaffen Abhilfe

Frage: Was haben Texttypen mit Geschäftskorrespondenz zu tun? Was ist das überhaupt?

Antwort: Diese Fragen stellte die erfahrene Büroleiterin einer Berliner Akademie am Anfang einer Schreibwerkstatt. Dass jemand mit Erfahrung nachhakt, hat mich gefreut. Über Texttypen wird vielleicht noch im Deutschunterricht gesprochen, aber nicht im Zusammenhang mit Geschäftskorrespondenz. Dabei ist die Idee dahinter nützlich und hilft, klar zu kommunizieren.

Mit Texten, die wir im Berufsleben schreiben, verfolgen wir in der Regel eine bestimmte Absicht. Je nach Anlass eines Schreibens schlagen wir einen anderen Ton an oder wir variieren die Informationsdichte. Oft geht das mit Rumprobieren und Neuformulieren einher, bis uns der Text für unser Adressat.innen stimmig erscheint. Nach welchen Kriterien können Sie nun leichter entscheiden, wie eine E-Mail oder ein Geschäftsbrief aussehen sollte? Bei dieser Frage geben Texttypen Orientierung.

Geschäftskorrespondenz: operativ und expressiv

Berufliche Texte können Sie verschiedenen Kategorien zuordnen, auch wenn die Übergänge fließend sind. Da sind zum Beispiel Angebotsschreiben, Einladungen oder Mahnungen. Diese gehören zum operativen Texttyp. Mit operativen Schreiben wollen Sie letztlich andere aktivieren, etwas Bestimmtes zu tun. Dabei können Sie einfach sachlich bleiben und Ihre Adressat.innen mit den nötigen Informationen versorgen. Eine Aufforderung am Ende des Briefes oder der Mail klärt, worum es Ihnen geht.

Bei expressiven Texttypen schlagen Sie lieber einen gefühlvolleren Ton an. Warum? In Dankschreiben, Entschuldigungen oder Gratulationen geht es darum, Beziehungen zu pflegen. Das gelingt am ehesten, wenn Ihr Schreiben gleichzeitig persönlich und authentisch klingt. Für solche Schreiben brauchen Berufstätige erfahrungsgemäß etwas mehr Zeit.

Informative Texttypen wie Protokolle und Berichte gehören nicht zur Geschäftskorrespondenz, kommen aber häufig im Berufsleben vor. Sie überzeugen mit einer logischen Textstruktur und geprüften Fakten. In diesen Fällen bleiben Gefühle außen vor, denn das Ziel dieser Texttypen besteht darin, Vorgänge und Ergebnisse zu dokumentieren.

Korrespondenz leichter verbessern

Fragen Sie sich bei der Überarbeitung eines Schreibens: Will ich etwas Persönliches stimmig ausdrücken oder eine Sache vorantreiben? Was ist am wichtigsten? Dann fällt die Gewichtung von Fakten und Gefühl in Ihrem Text leichter.

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Katja Frechen

 

Schreiben Sie meistens, um andere zum Handeln zu bewegen? Wie Sie Ihre Chancen auf Erfolg erhöhen, lesen Sie im Tipp meines Kollegen Dr. Sven Arnold: „Wie formuliere ich eine Aufforderung eindeutig?„

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