So schreiben Sie motivierende Geschäftskorrespondenz

Frage: Wie finde ich einen guten Einstieg in meine Geschäftskorrespondenz?

Antwort: „Was meinen Sie mit „gut“?“, frage ich in einer Beratungsstunde zurück. Der Referent eines Weiterbildungsinstituts erklärt, dass seine E-Mails früher knappe Drei-Zeiler waren. Jetzt arbeite er mit einer anspruchsvollen Kundengruppe und wolle lernen, seine E-Mails ansprechender zu schreiben.

Im weiteren Gespräch klärt sich, dass die Kundschaft nicht nur eine entgegenkommende Ansprache erwartet. Der Referent hat es auch mit schwierigen Inhalten zu tun: Beispielsweise mit langfristigen, bereichsübergreifenden Projekten oder mit wiederholten Nachfragen und Bitten. Es wäre verständlich, wenn er im Verlauf der Zeit einen gereizten Ton anschlagen würde. Nur: Der hilft selten weiter. Was tun?

Texter-Tipp für die Geschäftskorrespondenz

Vom Werbetexter Detlef Krause habe ich den ‚Text-Dreisprung‘ gelernt. Diesen wandele ich hier für die Geschäftskorrespondenz ab:

1. Im ersten Schritt erkennen Sie die Schwierigkeiten einer Situation an und zeigen Verständnis für die Lage Ihres Gegenübers.
2. Dann beschreiben Sie kurz Ihre eigene Perspektive auf die Situation.
3. Schließlich benennen Sie, was Sie sich von Ihren Adressat_innen wünschen und kleiden das in eine direkte Aufforderung.

… am Beispiel einer E-Mail

Angenommen, Sie brauchen von einer Kollegin Fach-Informationen für eine wichtige Besprechung. Deshalb haben Sie schon einige E-Mails geschrieben und als Antwort nur Äußerungen zu ihrer „grundsätzlichen Bereitschaft“ bekommen.

Die nächste Mail könnte so anfangen:

1. Liebe …, mir ist klar, dass du mit deinen Projekten alle Hände voll zu tun hast. Ich weiß es daher sehr zu schätzen, dass du bereit bist, mir mit deinem Fachwissen auszuhelfen.
2. Leider rückt der Tagungs-Termin immer näher und ich brauche mindestens einen halben Tag, um deine neuen Informationen einzuarbeiten.
3. Daher bitte ich dich, mir bis zum Tag X das Dokument Y zu schicken. Melde dich bitte gleich, wenn du Terminprobleme siehst. Vielen Dank im Voraus …

Entgegenkommende Text-Einstiege motivieren Ihr Gegenüber weiterzulesen. Probieren Sie es mal aus!

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre

Katja Frechen

 

Wenn Sie lesen möchten, unmissverständliche Aufforderungen zu schreiben, lesen Sie den Beitrag meines Kollegen Dr. Sven Arnold https://www.schreibzentrum.berlin/aufforderungen-eindeutig-formulieren/

Und wie Sie effektiv, korrekt und entspannt kommunizieren, lernen Sie in der Schreibwerkstatt Geschäftskorrespondenz. Infos gibt’s hier.

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