Welche Form ist für mein Protokoll die richtige?

Frage: Bei uns gibt es weder Vorgaben noch Formulare, die wir für Protokolle nutzen können. Auch sind die Anlässe ganz verschieden, bei denen ich Protokoll führen muss. Wonach entscheide ich, welche Form und Länge für mein Protokoll richtig sind?

Antwort: Sie haben indirekt schon selbst den wichtigsten Punkt genannt: Um zu beurteilen, welche Form oder Protokollart für Ihr Meeting die geeignete ist, müssen Sie wissen, wozu das Protokoll genutzt werden soll. Zuallererst: Es gibt hauptsächlich nur drei Arten von Protokollen: Das Wortprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Lesen Sie hier, was sie unterscheidet:

Die 3 wichtigsten Protokollarten

• Das Wortprotokoll ist eine wortgetreue Dokumentation aller Redebeiträge, Argumente oder Einwände der unterschiedlichen Redner.innen einer Sitzung. Diese Protokollart wird normalerweise nur dann eingesetzt, wenn die Inhalte des Meetings juristisch oder politisch relevant sind, wie z. B. bei einer Gerichtsverhandlung oder bei Gremiensitzungen einer politischen Partei.
• Das Verlaufsprotokoll löst sich vom genauen Wortlaut. Die Redner.innen werden namentlich aufgeführt und die Inhalte ihrer Beiträge sinngemäß und sachlich zusammengefasst. Bei dieser Protokollart liegt der Schwerpunkt darauf, den Ablauf einer Sitzung oder einer Versammlung so genau wie möglich und chronologisch wiederzugeben. Es soll für Teilnehmer.innen und Nicht-Anwesende nachvollziehbar sein, wie es zu bestimmten Beschlüssen oder Absprachen gekommen und ist und wer daran beteiligt war.
• Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die Resultate einer Besprechung. Es ist in der Regel in Tabellenform gestaltet und führt Absprachen, Arbeitsaufträge und Termine zu den einzelnen Tagesordnungspunkten übersichtlich zusammen. Das Ergebnisprotokoll ist unternehmensintern die am weitesten verbreitete Arbeitsgrundlage. Es sollte idealerweise eine Seite umfassen.

Fazit: Anlass und Gegenstand eines Meetings sind für die Wahl der Protokollform entscheidend.

Tipp: Wenn sich die Anliegen bei Ihren Meetings wiederholen, erleichtert es das Schreiben, eine (eigene) Protokollvorlage zu entwerfen. Besonders sinnvoll ist dies bei einem Ergebnisprotokoll.

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Dr. Gudrun Thielking-Wagner

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