So kann auch knappe Geschäftskorrespondenz freundlich klingen

Frage: Ich bin in einer Personalabteilung tätig und habe aktuell sehr viel Korrespondenz zu erledigen. Wie kann ich kurze E-Mails schreiben, in denen alles Wichtige steht und die trotzdem nicht unhöflich klingen?

Antwort: Dass Sie Ihre viele Korrespondenz schnell und effektiv erledigen möchten, verstehe ich gut. Damit es nicht auf Kosten von Vollständigkeit und Freundlichkeit geht, gebe ich Ihnen hier einige Tipps.

Für Effektivität: Ein klar formuliertes Anliegen

Ihre Geschäftsbriefe und Mails sind so unmissverständlich wie möglich, wenn Sie sich auf die relevanten Informationen beschränken. Was relevant ist, erkennen Sie über Ihr Ziel: Brauchen Sie eine Auskunft, steht eine Entscheidung an, oder versorgen Sie selbst jemanden mit Informationen und möchten wissen, ob es noch Fragen gibt? Ihr Anliegen gehört als deutlich formulierte Frage in den letzten Absatz der Korrespondenz.

Für Vollständigkeit: W-Fragen und Perspektivwechsel

Um sicher zu gehen, dass Sie Ihren Adressat_innen alles Wesentliche mitteilen, machen Sie sich vor dem Schreiben eine Liste mit den W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Warum, Wieviel?). Damit decken Sie recht zuverlässig alles Wichtige ab. Dann notieren Sie stichwortartig Ihre Antworten zu den Fragen und schreiben eine erste Fassung Ihrer Korrespondenz. Ob Sie tatsächlich an alle wichtigen Details gedacht haben, wissen Sie erst, wenn Sie sich in die Lage Ihrer Adressat_innen versetzen: Haben diese jetzt alle Informationen, die sie brauchen, um Ihrer Aufforderung nachzukommen? Falls Ihnen noch Informationen fehlen, lohnt sich eine Recherche, damit es keine zeitraubenden Rückfragen gibt.

Für einen freundlichen Ton: passende Wortwahl

Wir kommen zum Sprachstil Ihres Schreibens, mit dem Sie den Ton bestimmen. Ihre deutlich formuliert Aufforderung klingt natürlich höflicher, wenn Sie sie mit einem „Bitte“ einleiten und mit einem „Vielen Dank im Voraus“ abschließen. Auch mit der Grußformel können Sie eine knappe E-Mail verbindlich beenden. Wählen Sie dafür besser ein „Mit herzlichen Grüßen aus der Zentrale“ als das Kürzel „MFG“. Und wenn Sie an einem Tag besonders wenig Zeit haben, fällt ein Schreiben eben mal knapp aus. Ein persönlicher Hinweis kann dann die Situation anerkennen. So können Sie beispielsweise eine Gesprächsnotiz mit den Worten einleiten: „Heute unsere wichtigsten Themen ausnahmsweise in Stichworten“.

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Katja Frechen

Möchten Sie wissen, wie Sie die Anrede in der Korrespondenz variieren können? Dann lesen Sie Geschäftsbrief schreiben – welche Anrede ist die passende.

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