Stichworte oder ganze Sätze?

Frage: Wieviel und was sollte ich mir bei der Mitschrift fürs Protokoll notieren? Stichworte oder lieber ganze Sätze?

Antwort: Die Antwort ist im Grunde einfach: prinzipiell Stichworte. Ganze Sätze bei einer Mitschrift zu einem Meeting zu notieren, macht nur dann Sinn, wenn eine konkrete Aussage wortwörtlich im Protokoll erscheinen soll. Dies ist allein bei Wortprotokollen die Regel, ansonsten die Ausnahme.

Um bei der Mitschrift das Wichtigste zu dokumentieren, müssen Sie konzentriert zuhören. Das würde misslingen, wenn Sie alles Gesagte in ganzen Sätzen mitschreiben wollten.

So schreiben Sie effizient mit

• Schauen Sie die Redner.innen beim Zuhören an. Schreiben Sie nicht panisch drauf los. Einigen hilft es, immer wieder den Stift beiseite zu legen und damit den Drang sofort zu schreiben im Zaum zu halten.
• Identifizieren Sie die Schlüsselwörter des Gesagten, notieren Sie nur diese.
• Legen Sie sich eine Liste mit für Sie selbst aussagekräftigen Zeichen und Abkürzungen Geht es in dem Meeting zum Beispiel um das Thema Zeitplanung, könnten Sie das Wort durch ein Z ersetzen. Auch Symbole wie Emoticons, Sterne oder Pfeile sind möglich. Lassen sie Ihrer Kreativität freien Lauf. Nur Sie nutzen diese Liste.
• Gestalten Sie sich die Seiten für Ihre Mitschrift. Legen Sie z. B. Spalten für Namen, Inhalte und Bemerkungen an.

Wenn Sie Fehler machen, können Sie sie beim nächsten Meeting korrigieren. Schließlich tragen die anderen Beteiligten für die Korrektheit des Protokolls Mitverantwortung, indem sie es lesen und eventuelle Unstimmigkeiten aufspüren.

Und schreiben Sie Ihr Protokoll zeitnah. Da hat das Gedächtnis die Inhalte meist noch gut präsent.

Reflektieren Sie nach dem Meeting

Wie haben Sie sich gefühlt? Konnten Sie die passenden Stichworte identifizieren? Was könnten Sie nächstes Mal noch für sich verbessern? Und belohnen Sie sich für Ihre Fortschritte!

Herzliche Grüße aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Dr. Gudrun Thielking-Wagner

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