Immer positiv formulieren?

Frage: Stimmt es, dass man in geschäftlichen Briefen und E-Mails negative Formulierungen vermeiden und lieber positiv formulieren soll? Und geht das überhaupt immer?

Antwort: Für positiv formulierte Aussagen spricht, dass sie in der Regel verständlicher sind. Denn sie drücken auf direkte Weise aus, was möglich ist oder getan werden soll. Eine negative Formulierung hingegen muss oft erst ‚übersetzt‘ werden. Hier ein Beispiel:

Wenn ich jemanden erreichen möchte und die automatische Mitteilung erhalte: „Ich bin diese Woche nicht erreichbar“, dann heißt das übersetzt, dass das erst nächste Woche wieder möglich ist. Das könnte dann auch direkt so gesagt werden – mit einer eindeutigen und positiven Formulierung:

„Ab nächster Woche bin ich wieder für Sie erreichbar.“

Immer zwei Möglichkeiten für Aussagen

Sprachlich können Sie jede Aussage positiv oder negativ formulieren. Zum Beispiel:

„Montags geschlossen“ oder „Geöffnet Dienstag bis Freitag.“

Ebenso können Sie jedes Verbot auch als Gebot formulieren:

„Die Oberflächen niemals feucht abwischen“ oder „Die Oberflächen nur trocken abwischen.“

Wann eine Negativ-Formulierung sinnvoll ist

Obwohl man also theoretisch tatsächlich immer positiv formulieren könnte, kann in manchen Fällen gerade die Negativ-Formulierung die prägnantere Variante sein:

„Nicht in die Steckdose fassen“ oder „Hier kein Durchgang“ sind klare und eindeutige Aussagen.

Positive Formulierungen könnten hier schnell konstruiert und irritierend wirken, etwa: „Die Finger von der Steckdose fernhalten“ oder „Bitte wählen Sie einen anderen Weg“.

Serviceorientiert können Sie auftreten, wenn Sie die negative Information mit einer positiven Botschaft oder Perspektive verbinden, zum Beispiel:

„Leider führen wir diese Armatur nicht mehr, können Sie aber gern für Sie bestellen.“

Mein Tipp

Überlegen Sie zunächst, ob die Aussage, die Sie vermitteln wollen, eine positive oder eine negative Botschaft darstellt: Zusage/Absage oder Aufforderung/Verbot. Und entscheiden Sie dann, was Ihrem Empfinden nach die verständlichere oder prägnantere Option darstellt: eine positive oder eine negative Formulierung oder eine Kombination von beidem.

Herzliche Grüße aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihr
Dr. Sven Arnold

Das könnte Sie auch interessieren