Wie ist ein Protokoll richtig aufgebaut?

Frage: Was gehört eigentlich alles rein in ein Protokoll? Gibt es Grundsätze oder Regeln, die für alle Protokollformen gelten? Und wie werden Protokolle dann richtig aufgebaut?

Antwort: Jedes Protokoll hat die Aufgabe, relevante Inhalte und Ergebnisse einer Besprechung oder eines Meetings festzuhalten. Dazu beinhaltet es Angaben zu Zeit, Ort, Teilnehmenden und Tagesordnung. Diese Regeln passen für alle Protokolle, unabhängig von der Protokollform.

Ein Protokoll enthält Kopf, Bauch und Fuß.

Diese Struktur betrifft grundsätzlich alle Protokollformen.

• Im Protokollkopf nennen Sie die Form des Protokolls und den Anlass oder das Thema des Meetings. Es folgen Angaben zu Datum, Sitzungszeiten und Ort. Ferner tragen Sie dort die Vor- und Nachnamen der Sitzungsleitung und Protokollführung ein. Der Zusatz Herr und Frau ist überflüssig. Zudem notieren Sie die Namen derjenigen, die an der Sitzung teilgenommen haben oder entschuldigt waren. Alternativ können Sie eine Anwesenheitsliste als Anlage beilegen. Ferner steht hier die Tagesordnung mit den Tagesordnungspunkten (TOPs).

 

• Der Protokollbauch ist der Platz für die Inhalte der Sitzung. Die Gliederung des Protokollbauchs orientiert sich an der Reihenfolge der TOPs. Unter den jeweiligen TOPs beschreiben Sie die Ergebnisse prägnant und sachlich. Der Form des Protokolls und dem Inhalt folgend, können Sie hier, wie beim Ergebnisprotokoll, Termine und Namen der Personen aufführen, die mit der Umsetzung von Ergebnissen beauftragt sind.

 

• Der Protokollfuß enthält das Datum, an dem das Protokoll fertig geschrieben oder, z. B. nach Abstimmungen, verabschiedet wurde. Zudem ist hier der Ort für die Unterschriften von Sitzungsleitung und Protokollführung.

 

Als Anlagen fügen Sie die Einladung und in der Sitzung verteilte Handouts und Präsentationen bei.

Je nach Protokollform können spezifische Inhalte und Ergänzungen eine Rolle spielen, z.B.:

• Bei Abstimmungen: Angabe der Ja- und Nein-Stimmen
• Kurzbeschreibung des Hintergrunds oder der Ziele des Meetings
• Persönliche Unterschrift der Teilnehmenden auf der Anwesenheitsliste

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Dr. Gudrun Thielking-Wagner

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