Zeitstress abbauen – Aufgaben sortieren

Frage: Ich bin neu im Unternehmen und kämpfe gerade mit der Menge an Aufgaben, die alle bei mir auf dem Tisch landen – von E-Mails bis zu Antragsentwürfen. Kurz gesagt: Mir läuft die Zeit davon. Wie kann ich hier am besten vorgehen?

Antwort: Es kann schnell gehen, dass sich Aufgaben auftürmen. Und gerade, wenn Sie neu im Unternehmen sind, gibt es immer auch Aufgaben, für deren Erledigung Sie erst einmal etwas länger benötigen. Das ist so, weil sie dafür noch keine Routine entwickelt haben. Je nachdem, wie groß die Zeitnot ist, haben Sie drei Möglichkeiten zu reagieren.

Stufe 1: Was Sie allein planen und klären können

Notieren Sie Ihre Aufgaben übersichtlich und sortieren Sie sie nach Dringlichkeit und Aufwand:

• Was muss bis wann erledigt sein?
• Was geht schnell?
• Wofür müssen Sie noch Informationen besorgen oder Rücksprache halten?

Planen Sie anschließend, was davon Sie wann bearbeiten.

Stufe 2: Was Sie mit anderen verabreden können

Fragen Sie Klient.innen, Projektpartner.innen oder Kolleg.innen, für welche Aufgaben noch etwas mehr Zeit als ursprünglich verabredet zur Verfügung steht. Verringern Sie so zeitweise die Dringlichkeit einzelner Aufgaben.

Stufe 3: Holen Sie sich Unterstützung von Vorgesetzten

Wenn die Zeitnot bedrohlich wird, dann suchen Sie das Gespräch mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten. Erkundigen Sie sich, welche der Aufgaben aus deren Sicht die dringendste ist. Es sollte verständlich sein, wenn Sie als neues Mitglied der Abteilung nicht immer gleich einschätzen können, welcher von mehreren Aufträgen für Ihr Unternehmen der wichtigste ist.

Mit einem solchen Gespräch signalisieren Sie, dass Sie an einer zielgerichteten Erledigung der Aufgaben interessiert sind. Und eine mit der oder dem Vorgesetzten abgesprochene vorläufige Rückstellung von Aufgaben stärkt Sie dann auch gegenüber Dritten, von denen Sie diese Aufgaben ursprünglich erhielten.

Viel Erfolg mit dem Drei-Stufen-Plan wünscht Ihnen mit herzlichem Gruß aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihr
Dr. Sven Arnold

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